10. Social Media Gipfel: Der Blick ins Büro

Der 10. Social Media Gipfel hat den Blick für einmal nach innen gerichtet und gefragt: Wie können Unternehmen neue, «soziale» Tools für die Kommunikation und Zusammenarbeit nutzen? Andreas Hiller von der GIS Gesellschaft für Informationssysteme und Wolfgang Jastrowski von der Swiss Re liessen sich in die Social-Media-Karten blicken.

Wenn sich die Unterhaltung auf das Thema Zusammenarbeit in Firmen bewegt, ist die Klage über die tägliche E-Mail-Flut nicht weit. Noch zu finden bleibt der Mensch, dem bei der beruflichen Mail-Nutzung noch nie ein Fluch über die Lippen gegangen ist. Da ist natürlich die Hoffnung nahe, über neue, «soziale» Tools könne die interne Kommunikation und Zusammenarbeit effizienter gestaltet werden und dabei, wer weiss, vielleicht sogar Spass machen. Anregungen in diese Richtung versprach der Jubiläumsgipfel im NZZ Bistro an der Falkenstrasse.

GIS: Von der persönlichen Mail zur für alle zugänglichen Information

Und eben mit E-Mails eröffnete der erste Redner seinen Vortrag. Andreas Hiller hat als Geschäftsführer der GIS Gesellschaft für Informationssysteme interne E-Mails gleich ganz abgeschafft, sofern sie nicht persönlicher Natur sind. Das habe den neu eingeführten Tools den nötigen Schwung verliehen. Aber Mails schafft man ja nicht einfach so ab. Hiller verfolgt damit das Ziel, Informationen aus dem persönlichen Umfeld herauszulösen und für alle Mitarbeiter zugänglich abzulegen. Interne E-Mails enthalten, so sie denn doch noch vorkommen, oft nur noch Links zu Inhalten auf dem Kommunikations- und Kollaborationsuniversum der GIS, externe E-Mails werden in eben diesem Universum abgelegt und nachher auch darin weiterverarbeitet.

So entstehen dann Wikis, in denen Meetings vorbesprochen werden, so gibt es Vertriebsleiter, die vorwiegend in Blogs kommunizieren. Wissen wird zugänglich und das hilft nicht nur bestehenden Mitarbeitern. Auch die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter hat sich stark reduziert, wenn alles Wissen zentral gespeichert und durchsuchbar abgelegt ist. «Mitarbeiter vertrauen der Plattform mittlerweile. Man darf auch mal sagen ‹das steht übrigens im Wiki›, ohne gleich erschlagen zu werden», sagt Hiller.

Dabei spielt das Tool gemäss Hiller keine Rolle. Wichtiger ist die Integration aller Tools mit bestehenden Systemen und das konsequente Aufzeigen der Vorteile, die die Nutzung dieser neuen Werkzeuge mit sich bringt. Nämlich eine flache Hierarchie und eine hohe Identifikation der Mitarbeiter, so weit, dass die Grenzen zwischen privat und geschäftlich immer mehr verschmelzen.

Swiss Re: «Ourspace» als Ergänzung bestehender Kommunikationsdienste

Bei der Swiss Re ist die interne Nutzung «sozialer Tools» nur der erste Schritt. Der Schweizer Rückversicherer versucht damit «laufen zu lernen» für eine umfassende Nutzung von Social Media. Zusätzlich zum von oben kontrollierten Intranet hat Wolfgang Jastrowski deshalb die – freiwillige – Plattform «Ourspace» eingeführt. Zentrales Ziel: Die Punkt-zu-Punkt-Kommunikation von E-Mail-Verkehr und Telefongesprächen aufbrechen und, wie bei der GIS, Informationen für alle einsehbar abzulegen und so neue Anknüpfungspunkte für Kontakte zu schaffen. Zentrale Eigenschaft: So wenig Steuerung wie möglich – nichts auf der Plattform benötigt einen Antrag oder eine Genehmigung. Einzig inaktive Gruppen werden – nach Bestätigung der Gruppe selbst – wieder gelöscht.

Die Struktur der Plattform ist dabei nicht einmal so wichtig. Nutzer finden sich über die Suchfunktion oder Tags zurecht.

Der Erfolg einer solchen Plattform lässt sich nur schwer quantifizieren. Trotz verschiedener Messgrössen – zum Beispiel sind rund die Hälfte der 12’000 Mitarbeiter zumindest sporadisch auf der Plattform aktiv – greift Wolfgang Jastrowski eher auf qualitative Beispiele zurück, wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter in den USA eine Datenanalyse machen muss und über die Plattform in der Schweiz Mitarbeiter findet, die genau dieses Wissen mitbringen.

Der Erfolg der Plattform schlägt mittlerweile auf die Nutzung des Intranets. Die beiden getrennten Dienste sollen darum in einem nächsten Schritt zu einem «Social Intranet» zusammengeführt werden.

Danke für die Bilder an Michael Schmid! Mehr Bilder gibts auf Flickr.

Social Media Gipfel, September 2011 – Social Intranet

 

Ein Kommentar

  1. Wolfram sagt:

    “Das steht doch im Wiki” hat bei uns leider einen etwas negativen Beigeschmack. Hier sehe ich wesentlich das Problem im schnellen Auffinden von Informationen. Hier sind eine gute Struktur und eine exquisite Suche das A und O.

    Wolfram

Pingbacks

  1. [...] zum Beispiel bei unserem Verlag, der Blogwerk AG, einsetzen. Andreas Hiller hat vor einigen Monaten in einem Vortrag dargelegt, wie er E-Mails durch Wikis ersetzen will.Es ist absehbar: Diese Instrumente werden nicht mehr aus [...]

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