Kollaborative Tools: Unser Arbeitswerkzeug bei Blogwerk

Um es gleich vorwegzunehmen: Auch wenn wir bei Blogwerk am liebsten ohne Papier arbeiten, ganz ohne Briefmarken und Ordner kommen wir nicht aus, gerade in der Kommunikation nach aussen. Das meiste läuft bei uns aber – wie könnte es anders sein – über’s Bildschirmfenster.

Das ist auch nötig bei einer Redaktion, die sich über drei Länder verteilt und die mehrheitlich nicht in Zürich sitzt. Wir müssen die Zusammenarbeit mit freien Autoren koordinieren, brauchen Möglichkeiten zum gemeinsamen Bearbeiten von Texten und müssen aktuell Inforessourcen zur Verfügung stellen. Auch mit E-Mail kommt man da nicht weit. Es geht also um Kommunikation, Koordination und Dokumentation. Welche Werkzeuge setzen wir ein? Hier unser Fuhrpark:

Die Allzweckwaffe: Google Google Apps for Business bietet einen günstigen und umfangreichen Werkzeugkasten, um kollaborativ zu arbeiten. Mit «Text & Tabellen» lassen sich Office-Dokumente eben nicht nur verfassen, sondern auch verwalten. Arbeitet man zu mehreren an einer Datei, muss diese nicht per E-Mail hin und her geschickt werden, sondern lässt sich auf dem Server zur Bearbeitung freigeben. So kann gemeinsam an derselben Datei gearbeitet werden, zur Koordination stehen ein Chatfenster und Anmerkungen zur Verfügung.

Eine Erwähnung verdient auch Googles Kalenderapp. Die persönlichen Agenden, die alle Teammitglieder verwenden, lassen sich freigeben, so dass Blogwerker A vor seinem Terminvorschlag nachschauen kann, wann Blogwerkerin B Zeit hat. Gleichzeitig können beliebig viele Kalender angelegt und geteilt werden. Einzelne Teams oder das ganze Büro koordinieren hiermit Dienste, Ferienabwesenheiten, Piketts und Themenplanungen.

Der Aktenschrank: Dropbox Was in Google-Docs entstanden ist und leicht wiederauffindbar abgelegt werden will, wandert in die gemeinsame Dropbox. Dieser Onlinespeicher sorgt für die ständige Verfügbarkeit der Dokumente für das ganze Team und ein kontinuierliches Backup in die Cloud. Die Software läuft auf jedem Rechner und synchronisiert im Hintergrund das Dateisystem im Netz mit dem lokalen System. Sehr angenehm: Auf die Dropbox kann auch ausser Haus ohne weiteres zugegriffen werden und per Browser oder App von anderen Geräten.

Das schwarze Brett: Yammer Yammer dient einerseits als internes Kommunikationstool, und ersetzt einen internen Newsletter ebenso wie ein Diskussionsforum. Grundsätzlich funktioniert Yammer wie Twitter nach dem Follower-Prinzip: Nutzer können andere Nutzer abonnieren und erhalten deren Mitteilungen im einem Stream angezeigt, auf Wunsch auch gesammelt per E-Mail. Gruppen helfen dabei, die Kommunikation einzelner Projektteams zu bündeln, zum Beispiel der Redaktion eines bestimmten Blogs.

Yammer, das sowohl für kurze Nachrichten als auch für längere Beiträge geeignet ist, ist vielseitig einsetzbar. Auf der einen Seite lassen sich hier Links teilen, Mini-Umfragen erstellen oder kurze Status-Updates posten – beispielsweise kann die Technik die Redaktoren über das neueste Feature des Social Media Kits informieren. Gleichzeitig sind auch Anleitungen oder längere Diskussionen hier gut aufgehoben. Sie lassen sich verschlagworten und sind via Tags oder die Suchfunktion wieder auffindbar.

Sitzungstisch und Nachrichtenbuffer: Skype Der Wert von Skype für ein verteiltes Team ist klar: Auf der einen Seite die Redaktionskonferenzen, wo man alle an einen virtuellen Tisch bekommt. Zum Zweiten für jeden schnellen Austausch zwischen Teammitgliedern, der via E-Mail umständlich würde. Daneben erfüllt Skype aber auch innerhalb unseres Zürcher Büros eine wichtige Funktion – es dient als eine Art Nachrichten-Buffer: Rückmeldungen geben, Links teilen, kurze Fragen stellen. Das hat einen einfachen Grund, man will dem Kollegen ja nicht bei jeder kleinen Frage auf die Schulter tippen. Schliesslich weiss man nicht, ob er gerade «nur» eine E-Mail schreibt oder man ihn beim konzentrierten Arbeiten unterbricht. Ein Alternative zum Zuruf ist da die unaufdringliche Skypenachricht, die man zeitnah beantwortet, aber eben in den Moment, wo gerade Platz dafür ist.

Dieser Setup ist auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten und hat sich aus der täglichen Praxis heraus entwickelt. Das bedeutet auch, dass wir laufend mehr darüber lernen, was sich für uns eignet und welche Werkzeuge wir wie einsetzen können. Unsere Erfahrung zeigt: Versuchen Sie Neues, es kann gut sein, dass Ihre Abläufe davon profitieren und dass Sie Ihre bevorzugte Arbeitsweise erst entdecken.

 

14 Kommentare

  1. Interessant. Ich nutze auch einige dieser Tools in meiner Arbeitsumgebung. Habe den Artikel aber eigentlich angeklickt weil ich dachte ihr nutzt auch Salesforce und damit eventuell Chatter. Hätte mich interessiert, wie ihr Salesforce nutzt und welche Stellen da alles involviert sind. Vielleicht was für den nächsten Artikel.

  2. Salesforce ist definitv ein Eckpfeiler unserer Werkzeugkiste und entsprechend kommt Chatter auch kräftig zum Einsatz. Wir fanden aber, dass das dicke Thema Salesforce einen eigenen Beitrag wert ist.

  3. Martin sagt:

    Netter Artikel über das eigene SocialMediaKit inkl. Weiterleitung. :-)

  4. Alexander sagt:

    Warum packt ihr die Google-Docs in die Dropbox und begründet dies mit einer besseren Auffindbarkeit – das habe ich nicht verstanden. Alles in allem aber schon schick, wenn man so frei arbeiten kann und nicht Konzernrichtlinien und IT-Abteilungen unterworfen ist.

  5. Thomas Mauch sagt:

    Erstellen wir bspw. ein Seminarprogramm in Google Docs, das anschliessend als pdf rausgeht, legen wir eine Kopie davon in der Dropbox ab – in den Kontext des entsprechenden Anlasses. Es werden aber nicht generell alle Google Docs in der Dropbox abgelegt, nur sehr selektiv.

  6. MARCO sagt:

    Warum nicht Google Wave?

  7. Tobias sagt:

    +1 für Marco :)

  8. ev. weil google wave in kürze abgestellz wird.

  9. … pionierhaft-crossmedial funktioniert das Plug-in “DocsFlow” für InDesign — damit lässt sich ein eigenes Mini-Redaktionssystem via docs.google.com organisieren. Ha! Insbesondere geeignet für jene, die Design & Layout fokussieren und darüber hinaus bspw. qualitativ hochwertige PDF/X erzeugen müssen. Dazugehörige Meldung auf http://publisher.ch/news_…hp?read_article=5182 ! Hat wohl wieder keiner gewusst, was? ;)

  10. Wer Freude an richtigen Ordnern hat, werft mal ein Block auf ProBindr http://ProBindr.com

  11. sufranke sagt:

    danke Jan für den Hinter-Kulissenblick. Ist genau meine Tool-Kombi, cool

  12. Christian sagt:

    Alles ganz interessante Tools, die ich auch nutze. Aber was sagt Ihr zum Thema Datenschutz? Dokumente die in der Cloud liegen, liegen außerhalb Eurer Zuständigkeit. Dokumente bei Google liegen gar auf Servern eines fremden Unternehmens. Auch bei Skype gehen Eure Nachrichten über mehrere Peers die Ihr nicht kontrollieren könnt. Seht ihr darin kein Problem?

  13. sufranke sagt:

    @Christian, ich glaube, die Daten sind auch auf Firmenservern nicht 100%ig sicher und bezahle deshalb für den Cloudservice. Wenn ich wirklich heikle Daten hätte würde ich sie wahrscheinlich auch nicht auslagern. Aber tendenziell denke ich, dass wir uns an das “externe Vertrauen” gewöhnen werden. Dies kann man schön bei Facebook beobachten ;)

  14. Thomas Mauch sagt:

    Die Frage, die wir uns als kleines Unternehmen halt stellen müssen: Welchen Sicherheitslevel könnten wir auf einem eigenen Server sicherstellen, angesichts unserer Ressourcen? Als Alternative dazu fühlen wir uns mit Cloudservices wohl.

Pingbacks

  1. [...] Orten sind es nicht mehr wegzudenkende Mittel, um interne Prozesse umzusetzen. Mein Kollege Jan hat in diesem Artikel beschrieben, wie und welche Tools wir zum Beispiel bei unserem Verlag, der Blogwerk AG, einsetzen. [...]

  2. [...] und Blogwerk sind hervorragende Beispiele für die Ergebnisse kollaborativer Arbeit: Die Redakteure und Autoren [...]

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